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Warum es ohne Backup für Microsoft 365 nicht geht – Teil 2

Alle Daten stets im Zugriff
Microsoft hat einige Features zum Schutz Ihrer Daten, trotzdem geht es ohne Backup nicht (Foto: Adobe Stock)

Was bisher passiert ist

Im ersten Teil haben wir uns angesehen, warum es generell sinnvoll ist, Daten, die Unternehmen in Cloud und SaaS (Software as a Service) Diensten ausgelagert haben, trotzdem gesondert zu sichern.

In zweiten Teil schauen wir uns ein paar gängige Szenarien an, warum die Sicherung bei einem der am Weitestens verbreiteten Dienste, Microsoft Office 365, sinnvoll ist.

Microsoft 365 und warum man ein Backup der Daten andenken sollte

Microsoft Office 365 ist sehr wahrscheinlich die am weitesten verbreitete Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform und ist heute im Geschäftsumfeld als Standardanwendung nicht mehr wegzudenken. Obwohl die von Office 365 gewährleistete Anwendungsverfügbarkeit und Betriebszeit ununterbrochene Produktivität ermöglicht, gibt es noch andere Bedrohungen als Hardwareausfälle. Deshalb sollten Unternehmen über Office 365-Backups nachdenken.

Gründe für ein Office 365 Backup_2
Die wichtigsten Gründe für ein Backup von Microsoft 365 (Quelle: Veeam)

Versehentliche Löschung

Die Papierkorbfunktion und der Versionsverlauf in Office 365 schützen nur bedingt vor Datenverlust, denn sobald die Daten endgültig aus allen Office 365-Speicherregionen gelöscht sind oder der Aufbewahrungszeitraum vorüber ist, stehen Sie trotz ordnungsgemäßem, wiederherstellungsfähigem Backup vor einem großen Problem.

Durchschnittlich dauert es von der Löschung bis zum Erkenntnis, dass es ein Fehler war 140 Tage.

Das gilt auch, wenn ein Admin einen User irrtümlich löscht, da sich diese Aktion über das Netzwerk repliziert.

Beachten Sie, dass Office 365 zwei Arten der Löschung kennt: die vorläufige und die unwiderrufliche. Unter das vorläufige Löschen fällt beispielsweise das Leeren des Ordners „Gelöschte Elemente“. Das Ergebnis dieses Vorgangs wird auch als „endgültig gelöscht“ bezeichnet. Allerdings ist das Wort „endgültig“ etwas irreführend gewählt, da sich das gelöschte Element immer noch im Postfach „Wiederherstellbare Elemente“ befindet

Unwiderrufliches Löschen

Dem gegenüber steht das unwiderrufliche Löschen eines Elements aus der Postfachdatenbank. Ein solcherart gekennzeichnetes Element lässt sich tatsächlich nicht mehr wiederherstellen. Ähnlich wie beim vorläufigen und unwiderruflichen Löschen bietet Office 365 nur beschränkte Backup- und Aufbewahrungsrichtlinien. Sie sollen einen momentanen Datenverlust abfedern, jedoch keine umfassende Backup-Lösung darstellen.

Für seine Postfachobjekte bietet Microsoft keine Wiederherstellung auf einen bestimmten Zeitpunkt an. Im Katastrophenfall ist also eine Backup-Lösung erforderlich, um die Daten auf einen spezifischen Stand kurz vorher zurückzusetzen und einen größeren Schlamassel zu verhindern.

Aufteilung der Verantwortung für Daten
Aufteilung der Verantowrtung zwischen Microsoft und Kunden (Quelle; Veeam)

Interne Sicherheitsrisiken

Eine Backup-Lösung für Office 365 schließt etwaige Lücken in der Aufbewahrungsrichtlinie und sorgt für Flexibilität bei der Wiederherstellung. Für den schnellen, einfachen und bequemen Datenzugriff in problematischen Situationen stehen dann kurzfristige Backups und Langzeitarchive sowie eine granulare bzw. zeitpunktspezifische Wiederherstellung zur Auswahl.

Der Zugriff auf Dateien und Kontaktdaten geht durch viele Hände, da fehlt manchmal der Überblick, wer wozu berechtigt ist. Werden wichtige Daten gelöscht, kann Microsoft nicht wissen, ob dies durch einen regulären Nutzer geschieht oder jemanden, der die Kündigung erhalten hat und vor seinem Ausscheiden noch Ärger machen will

Externe Sicherheitsrisiken

Hinzu kommen die unbeabsichtigt eingeschleppten Bedrohungen durch das Herunterladen präparierter Dateien oder das Eingeben von Benutzernamen und Passwörtern auf seriös anmutenden Phishing-Websites.

Externe Bedrohungen werden vorranging über E-Mails und deren Anhänge eingeschleust, und das mitunter trotz sorgfältiger Schulung der Mitarbeiter. Die begrenzten Backup- und Wiederherstellungsfunktionen von Exchange Online reichen nicht aus, um gezielte Angriffe abzufedern.

Microsoft 365
Microsoft Office 365 (Quelle: AdobeStock)

Die Möglichkeiten, die Microsoft Office 365 in Bezug auf Versionierung und Archivierung anbietet, können also sicher dazu beitragen, Ihre Dateien zu schützen. Aus vielen Gründen empfiehlt sich trotzdem der Einsatz spezieller Tools zur Sicherung Ihrer Daten in SaaS Umgebungen.

Rechtliche Bestimmungen und Compliance Anforderungen

Im Rahmen von Rechtsprozessen kann es mitunter nötig sein, bestimmte E-Mails, Dateien und andere Arten von Daten zu präsentieren. Für genau diesen Fall bietet Microsoft die „Aufbewahrung für juristische Zwecke“, allerdings handelt es sich dabei nur um ein kleines Sicherheitsnetz, keine solide Backup-Lösung, auf die Sie sich im juristischen Ernstfall blind verlassen können. Wenn Sie zum Beispiel versehentlich einen Nutzer löschen, wird auch dessen Postfach, private SharePoint-Website und OneDriveKonto aus der Aufbewahrung gelöscht.

Rechts-, Konformitäts- und Zugriffsvorschriften unterscheiden sich je nach Branche und Land, und bei Nichteinhaltung drohen Bußgelder, Vertragsstrafen und juristische Auseinandersetzungen. So etwas möchte wohl jeder vermeiden.

Verwaltung von Hybrid E-Mail Bereitstellung und Migration zu Office 365

Unternehmen und Organisationen, die von einem lokalen Exchange-System auf Office 365 Exchange Online umsteigen, benötigen dafür in der Regel einen gewissen Übergangszeitraum. Einige behalten sogar einen kleinen Teil des bisherigen Systems, weil sie sich davon noch mehr Flexibilität und Kontrolle versprechen. Solche hybriden E-Mail-Deployments sind häufig anzutreffen, stellen jedoch zusätzliche Anforderungen an die Verwaltung.

Die richtige Backup-Lösung für Office 365 sollte hybriden E-Mail-Deployments gegenüber offen sein und auch Exchange-Daten so behandeln, sodass die Datenquelle als Faktor irrelevant wird.

Des Weiteren sollte sie Ihnen die Datenspeicherung an jedem beliebigen Ort ermöglichen: vor Ort, in cloudbasiertem Objektspeicher (z. B. AWS S3 oder Azure Blob) oder bei einem Managed Serviceprovider.

Die immer größere Bedeutung von Microsoft Teams

Microsoft Teams nimmt eine immere wichtigere Stellung bei Unternehmen ein. Es wird mehr und mehr zu einem fixen Bestandteil der Unternehmenskommunikation und dienst auch zum Austausch von Daten und Informationen. Wie schon im ersten Teil angesprochen, sind Daten, die in Teams verwendet werden, auf SharPoint, OneDrive und Exchange verteilt. Damit ist ein Backup von Konfigurationsdetails wie Settings, Gruppenmitgliedern oder auch ein granulares Backup von files nur mit einem dezidiertem Backup Tool für Teams sinnvoll möglich.

Veeam Backup für Teams in v5
Sonderfall mit immer mehr Bedeutung - Microsoft Teams (Quelle: Veeam)

Fazit: Ohne Backup geht es bei Microsoft Office 365 nicht

Zusammenfassend kann man festhalten, dass eine eigene Sicherung von Daten in Cloud Dienste und in unserem speziellen Szenario Microsoft 365 für Unternehmen nach wie vor ein Muss ist.

Die Gründe sind einerseits einfachere Bedienung, granulare Möglichkeiten und höher Flexibilität beim Abdecken gängiger Restore-Szenarien. Eine Backup-Lösung, die sowohl vollen Zugriff auf als auch die volle Kontrolle über die Office 365-Daten Ihrer User verschafft, sichert Unternehmen so weit wie möglich gegen Datenverlust ab.

Dieser Artikel basiert in großen Teilen auf dem Veeam Dokument „Sechs gute Gründe für Office 365-Backups“.

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ABAX steht als Partner von Veeam zu Ihren Fragen rund um die Themen Datenmanegement, Backup & Restore und selbstverständlich auch die Absicherung Ihrer mobilen Mitarbeitern natürlich sehr gerne zur Verfügung.

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